Functioneel beheerder DMS

Help collega’s slimmer samenwerken, verbeter ons Microsoft 365 DMS systeem en zet jouw expertise om in een zichtbaar en duurzaam resultaat

De NWB Bank is op zoek naar ervaren Functioneel Beheerder voor het functioneel beheren en optimaliseren van het Microsoft 365 Document Management Systeem (SharePoint en Teams).

De Nederlandse Waterschapsbank N.V. (NWB Bank) is een bank van en voor de Nederlandse publieke sector. Onze klanten zijn waterschappen, gemeenten, provincies en organisaties die worden gegarandeerd door de overheid zoals woningcorporaties en zorginstellingen. Ook zijn we actief in de financiering van duurzame energieprojecten en publiek-private samenwerking (PPS). We financieren onszelf met behulp van onze AAA/Aaa-ratings op de internationale geld- en kapitaalmarkt en zijn een toonaangevend uitgever van Green en Social Bonds. Door de significante omvang van onze balans staan we onder direct toezicht van de Europese Centrale Bank. NWB Bank is met ruim 180 medewerkers een compacte, efficiënte en inclusieve organisatie die verscheidenheid van medewerkers omarmt. Samenwerking, kwaliteit en integriteit staan bij ons hoog in het vaandel.

Waar kom je te werken?
De Functioneel Beheerder Document Management System (DMS) is onderdeel van de afdeling Change & Information Management en rapporteert aan het Hoofd Change & Information Management. De scope van de functie is organisatie breed en functioneel ressorteert de Functioneel Beheerder DMS onder de Informatie Manager.

Wat ga je doen in deze functie?
De Functioneel Beheerder DMS richt zich op de technische ondersteuning en inrichting bij het onderhoud, beheer, de inrichting en de optimalisatie van het DMS binnen de organisatie. Daarnaast vervult de Functioneel Beheerder DMS zelfstandig de rol van eerstelijns support voor alle tickets die gerelateerd zijn aan het DMS en draagt de Functioneel Beheerder DMS op deze manier bij aan een effectieve digitale en duurzame werkwijze en veilige informatiedeling binnen onze organisatie.

De Functioneel Beheerder DMS is ook verantwoordelijk voor de technische inrichting van Purview voor het operationeel maken van beleid gericht op ongestructureerde data m.b.t. onderwerpen als DLP, Dataclassificatie en Retentielabels en voor het uitvoeren van maatwerkverzoeken middels apps zoals Power Apps en Power Automate uit het Power Platform en eventuele integraties van andere applicaties met het DMS.

Als Functioneel Beheerder DMS:

• ben je verantwoordelijk voor de technische ondersteuning en inrichting bij het onderhoud, beheer, de inrichting en de optimalisatie van het DMS

• ben je verantwoordelijk voor eerstelijns support voor alle tickets die gerelateerd zijn aan het DMS

• ben je verantwoordelijk voor het aanmaken, inrichten en configureren van nieuwe SharePoint sites en teams in Teams

• ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van beleid gericht op ongestructureerde data m.b.t. onderwerpen als DLP, Dataclassificatie en Retentielabels via Purview en zie je toe op adequate monitoring daarop

• ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van maatwerkverzoeken middels apps uit het Power Platform

• ben je verantwoordelijk voor het maken en draaien van rapportages op het DMS

• ondersteun je de Informatie Manager bij het verder ontwikkelen van het DMS en het creëren en vergroten van de bewustwording van het belang van documentbeheer binnen de organisatie

• werk je steeds verder aan onze digitale Way of Working binnen de NWB Bank en help je mee aan het vergroten van de bewustwording van het belang van documentbeheer binnen de organisatie

Wat jij kunt bijdragen

Voor deze rol komen drie kwaliteiten goed van pas: Slagvaardig handelen, Deskundig bijdragen en Inventief denken.

Slagvaardig: Je weet van aanpakken houdt het tempo hoog, zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen.

• je bent analytisch sterk, je signaleert knelpunten in het DMS vroegtijdig en schakelt direct met stakeholders om verstoringen te voorkomen.

• je pakt verzoeken voortvarend op en houdt betrokkenen actief op de hoogte van de voortgang

• je houdt ervan om binnen het team zelfstandig te werken , dus je durft beslissingen te nemen wanneer tijd cruciaals is, ook als niet alle informatie beschikbaar is.

Bijvoorbeeld: Een team meldt dat ze plots geen toegang hebben tot een SharePoint‑map. Jij duikt er direct in, analyseert het rechtenprobleem en zorgt binnen korte tijd dat het team weer door kan werken.

Deskundig: Je ben een ervaren Functioneel Beheerder en hebt ruime ervaring met onder andere de volgende Microsoft applicaties: SharePoint, Teams, Purview, Power Apps en Power Automate

• je hebt een hbo-diploma in de richting informatiemanagement, bedrijfskunde, ICT of vergelijkbaar

• je bent bij voorkeur Microsoft gecertificeerd voor SC-401T00-A en/of PL-900 of hebt vergelijkbare training gevolgd

• je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als functioneel/ applicatie beheerder van MS365 omgeving of vergelijkbaar

• Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal

Bijvoorbeeld: Een collega weet niet waar een document is gebleven na een verkeerde verplaatsing. Jij gebruikt je kennis van versiebeheer en zoekfuncties om het document terug te halen.

Inventief: je houdt nieuwe ontwikkelingen in het gaten, hebt oog voor detail en komt met slimme oplossingen die werken

• je vindt het leuk om up to date te blijven op het MS365 platform, maar ook op onderwepen als  informatiebeveiliging, privacy en AVG.

• je denkt mee over toekomstige behoeften en bedenkt hier mooie technische oplossingen voor.

• je ziet kansen om repetitieve handelingen te automatiseren (bijvoorbeeld met Power Automate) waardoor de organisatie efficienter kan werken. en zet dit om in werkende flows.

Bijvoorbeeld: Een gebruiker moet elke maand ter controle handmatig een mailtje uitsturen naar dezelfde mensen met de vraag om op een document te bevestigen of een bepaalde controle gedaan is. Jij maakt hier een workflow voor aan zodat deze iedere maand automatisch de mailtjes uitgestuurd met daarin een link naar een formulier voor de bevestiging van die controle welke vervolgens in List in SharePoint terecht komt.

Wat bieden wij je?

• All-in bruto jaarsalaris tussen €62.000 en €87.000 (schaal 10, CAO banken) op basis van 36 uur per week.

• Studiekostenregeling: volledige vergoeding voor functiegerelateerde opleidingen. Kijk gerust op opleiding en ontwikkeling.

• 216 verlofuren per jaar obv fulltime, met de optie om uren te kopen of verkopen.

Hybride werken.

Hier zie je de rest van onze Arbeidsvoorwaarden

Verder biedt NWB Bank een professionele en prettige werksfeer waarin onder andere de mogelijkheid bestaat voor medewerkers om deel te nemen op vrijwillige basis aan maatschappelijke projecten en worden er met regelmaat sociale activiteiten georganiseerd.

Ook als je niet aan alle gevraagde punten voldoet maar jezelf wel herkent in de omschrijving, nodigen we je uit om te solliciteren en komen we graag met je in contact.

Voor verdere informatie over de vacature kun je contact opnemen via solliciteren@nwbbank.com.

Werving- en selectiebureau of headhunter? Bedankt voor het meedenken, maar wij werven graag zelf onze kandidaten.